成功的成本管理就意味著項(xiàng)目成功了一半。本文先總結(jié)筆者參與主持過的許多失敗案例的成本管理過程中存在的問題。再以一個(gè)成功的成本管理案例《承壓設(shè)備和特種設(shè)備案例管理系統(tǒng)》為例，首先概要介紹該項(xiàng)目的簡介，接著介紹成本管理的主要內(nèi)容，再結(jié)合本案例說明范圍管理對(duì)成本估算的影響，詳細(xì)介紹資源估算計(jì)劃過程及本項(xiàng)目采取成本估算的方法以及以前失敗案例的成本估算方法，然后介紹了項(xiàng)目預(yù)算的過程，最后介紹了有效的項(xiàng)目控制方法和如何利用掙值分析方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績效評(píng)估。

筆者在該項(xiàng)目中擔(dān)任了開發(fā)方的項(xiàng)目經(jīng)理，參與了整個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)開發(fā)管理過程，項(xiàng)目估算為320萬元，為期半年，開發(fā)過程中運(yùn)用了本文所介紹的成本管理過程，不僅按時(shí)完成項(xiàng)目，同時(shí)在成本管理方面取得可喜成績，項(xiàng)目實(shí)際支出為270多萬，為公司節(jié)約了近50萬的預(yù)算成本。

筆者參與管理過的眾多項(xiàng)目中，在成本管理上曾經(jīng)有許多失敗的案例，這些項(xiàng)目完成后，實(shí)際使用成本都大大超出預(yù)算值，究其原因，大致有以下幾種：

（1） 對(duì)項(xiàng)目范圍管理不夠重視，忽略范圍確認(rèn)過程，導(dǎo)致項(xiàng)目后期變更頻繁，直接影響項(xiàng)目成本上升。

（2） 對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足，比如項(xiàng)目組成員流動(dòng)太大的風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目組成員水平太低造成的風(fēng)險(xiǎn)等等。由于這些問題導(dǎo)致的項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量等原因產(chǎn)生的成本超支。

（3） 虧本估算不夠精確。比如采用經(jīng)驗(yàn)估算和專家頭腦風(fēng)暴估算的成本估算結(jié)果準(zhǔn)確程度較低?；蛘叱杀竟浪銜r(shí)太樂觀或忽略了一些細(xì)節(jié)問題，比如項(xiàng)目組成員培訓(xùn)費(fèi)用等。

（4） 在進(jìn)度和質(zhì)量控制上力度不夠，導(dǎo)致項(xiàng)目延期、返工率增加。

（5） 在成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏行之有效的管理方法和流程。

 

筆者于2005年10月開始主持《承壓設(shè)備和特種設(shè)備案例管理系統(tǒng)》項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)，該系統(tǒng)包括《壓力管道安全管理及圖文分析子系統(tǒng)》、《壓力管道定期檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)》、《壓力容器安全管理子系統(tǒng)》、《壓力容器定期檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)》、《特種設(shè)備（起重機(jī)、電梯、廠內(nèi)車輛）安全管理子系統(tǒng)》、《特種設(shè)備定期檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)》、《鍋爐安全管理子系統(tǒng)》、《鍋爐定期檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)》、《承壓設(shè)備和特種設(shè)備使用注冊(cè)登記管理子系統(tǒng)》等。該系統(tǒng)在總結(jié)了過去眾多項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過周密的成本估算，合理的預(yù)算及嚴(yán)格的成本控制，配合專家化的范圍管理和嚴(yán)格的進(jìn)度和質(zhì)量控制，在成本管理方面取得了可喜的成績。項(xiàng)目預(yù)算投入320萬元，實(shí)際投入開以成本只有270多萬，為公司節(jié)省了成本支出并按期完成了項(xiàng)目，獲得客戶的好評(píng)。

成功的成本管理對(duì)控制項(xiàng)目成本超支現(xiàn)象起決定性作用。美國斯坦迪什咨詢公司的研究結(jié)果說明信息系統(tǒng)項(xiàng)目完成時(shí)成本超出預(yù)算已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象，但是如果對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行詳細(xì)的估算和切合實(shí)際的預(yù)算，并加以有效的成本控制手段，將項(xiàng)目成本控制在預(yù)算成本以內(nèi)是完全的可能的。

《承壓設(shè)備和特種設(shè)備安全管理系統(tǒng)》是根據(jù)《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》、《壓力管道安全管理與監(jiān)察規(guī)定》、《在用工業(yè)管道定期檢驗(yàn)規(guī)程》、《壓力管道使用登記管理規(guī)則》、《壓力容器安全監(jiān)察規(guī)程》、《在用壓力容器定期檢驗(yàn)規(guī)程》、《鍋爐使用注冊(cè)登記規(guī)則》、《鍋爐定期檢驗(yàn)規(guī)程》等有關(guān)國家法規(guī)要求的基礎(chǔ)上開發(fā)的。系統(tǒng)內(nèi)大部分管理內(nèi)容都是國家強(qiáng)制性執(zhí)行的，因此系統(tǒng)需求必須符合這些法規(guī)的規(guī)定。在需求確認(rèn)階段，我公司特地聘請(qǐng)中國機(jī)械工程學(xué)會(huì)壓力容器和壓力管道分會(huì)的高級(jí)專家對(duì)項(xiàng)目需求分析結(jié)果WBS工作分解結(jié)構(gòu)作了一個(gè)詳細(xì)的會(huì)審，會(huì)審的結(jié)果使項(xiàng)目的范圍變更大大減少，為進(jìn)行準(zhǔn)確的成本估算打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

首先進(jìn)行的是資源計(jì)劃估計(jì)。利用專家會(huì)審過的WBS工作分解結(jié)構(gòu)，對(duì)每項(xiàng)完成該交付物所需的資源和數(shù)量做出估計(jì)。這個(gè)過程中我們借鑒了以前公司開發(fā)過的一個(gè)類似項(xiàng)目《設(shè)備及計(jì)量器具管理系統(tǒng)》開發(fā)過程國的實(shí)際資源和數(shù)量的使用情況記錄。這一過程的結(jié)果應(yīng)該產(chǎn)生一份詳細(xì)的資源需求清單，其中包括人員、材料、設(shè)備等關(guān)鍵信息。

如果項(xiàng)目經(jīng)理想在預(yù)算限制內(nèi)完成項(xiàng)目，他們必須進(jìn)行嚴(yán)格的成本估算。以往幾個(gè)成本管理失敗的案例的成本估算大部分采用的是類比估算法，這是由有關(guān)專家根據(jù)以往類似項(xiàng)目召開頭腦風(fēng)暴會(huì)議確定項(xiàng)目總成本，再將總成本按照WBS結(jié)構(gòu)依次下傳到最底層的活動(dòng)。這種成本估算方法雖然簡單易行，而且投入的成本費(fèi)用也比較少，但是結(jié)果往往比較粗糙。為后續(xù)成本管理工作帶來困難。

考慮到本項(xiàng)目的需求范圍法規(guī)約束性很強(qiáng)，經(jīng)過專家會(huì)審的WBS工作分解結(jié)構(gòu)在范圍管理方面的誤差已經(jīng)很小，我們決定采取基于WBS工作分解結(jié)構(gòu)的詳細(xì)估算方法。根據(jù)完成的WBS工作分解結(jié)構(gòu)和進(jìn)度計(jì)劃表就可以進(jìn)行成本估算了。先對(duì)WBS最底層的要素進(jìn)行詳細(xì)的費(fèi)用估算，再向上匯總至各項(xiàng)分工作、分任務(wù)的費(fèi)用，最終得到項(xiàng)目和整個(gè)計(jì)劃的累積統(tǒng)計(jì)。這個(gè)過程我們必須交付下列報(bào)告：

（1） WBS結(jié)構(gòu)各項(xiàng)要素的費(fèi)用，各項(xiàng)分工作、分任務(wù)的費(fèi)用；項(xiàng)目和整個(gè)計(jì)劃的費(fèi)用報(bào)表。

（2） 每個(gè)部門的計(jì)劃工時(shí)費(fèi)用曲線。如果部門工時(shí)曲線含有峰谷，應(yīng)考慮對(duì)進(jìn)度表作出改變，以得到工時(shí)的均衡。

（3） 逐月的工時(shí)費(fèi)用總結(jié)。以便項(xiàng)目費(fèi)用必須削減時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠利用此表和工時(shí)曲線作出權(quán)衡性研究。

（4） 季度和年度費(fèi)用分配表，此表以WBS要素來劃分，表明每季度的所需費(fèi)用，此表實(shí)際上是每項(xiàng)活動(dòng)的先進(jìn)流量的總結(jié)。

（5） 原料及支出預(yù)測(cè)表。它表明供貨商的供貨時(shí)間、支付方式以及支付原料的先進(jìn)流量等。

基于WBS工作分解結(jié)構(gòu)的詳細(xì)估算方法本身需要大量的計(jì)算工作，工作量較大，估算過程需要一定的時(shí)間和費(fèi)用。但是這種方法估算結(jié)果準(zhǔn)確度較高，在估算的過程中可以采取一些現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件輔助計(jì)算。比如Microsoft Project2003、P3項(xiàng)目管理軟件甚至是Microsoft Excel2000等。

成本估算過程中還必須考慮一些容易忽略的費(fèi)用。比如需要考慮一部分風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急金和質(zhì)量預(yù)防成本；必須對(duì)意外事件（通貨膨脹、意外事故、項(xiàng)目延期處罰等）進(jìn)行估計(jì)成本，列入成本估算時(shí)的考慮支出；另外可以提前考慮項(xiàng)目管理上產(chǎn)生的費(fèi)用，估算項(xiàng)目管理儲(chǔ)備金。最后，給項(xiàng)目估算總成本一個(gè)誤差，例如本項(xiàng)目表示為320±30萬（為什么是±30萬，一般是20%偏差）。

成本預(yù)算是將項(xiàng)目的成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體WBS要素，確定各項(xiàng)工作和活動(dòng)的成本定額，制訂項(xiàng)目成本控制的基準(zhǔn)?？梢娫诨赪BS分解結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的成本估算工作完成后，成本預(yù)算工作就很簡單了。根據(jù)系統(tǒng)成本估算結(jié)果很容易得出成本總計(jì)和制訂成本基準(zhǔn)計(jì)劃。用S曲線表示出各個(gè)時(shí)段（如各月、各季度、年度）的成本基準(zhǔn)。它表明了項(xiàng)目的預(yù)期資金，便于項(xiàng)目經(jīng)理在開銷之前能提供必要的信息去支持資金要求，所以意義非常重大。另外，請(qǐng)注意項(xiàng)目預(yù)算的項(xiàng)目資金需求是成本基線與項(xiàng)目管理儲(chǔ)備之和，項(xiàng)目管理儲(chǔ)備不包括在項(xiàng)目成本基線之中。成本預(yù)算時(shí)也可以使用成本估算所用的計(jì)算機(jī)輔助工具。

成本預(yù)算完畢后，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，一定要對(duì)成本費(fèi)用用實(shí)時(shí)記錄，以便追蹤實(shí)際花銷是否按照項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)度來支出。在《承壓設(shè)備和特種設(shè)備安全管理系統(tǒng)》的成本控制過程中，我們根據(jù)員工周報(bào)對(duì)已完成的項(xiàng)目交付物進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制和驗(yàn)證，實(shí)時(shí)更新項(xiàng)目績效報(bào)告。根據(jù)階段績效報(bào)告利用掙值管理進(jìn)行績效測(cè)量。

根據(jù)階段績效報(bào)告計(jì)算實(shí)際成本（AC）支出，再根據(jù)成本估算結(jié)果獲取在該階段投入的計(jì)劃成本支出（PV），利用績效報(bào)告在成本基準(zhǔn)計(jì)劃中匯總已完成工作的總預(yù)算價(jià)值即該階段的掙值（EV）。在獲得、PV、EV之后就可以利用偏差分析和掙值分析技術(shù)進(jìn)行項(xiàng)目績效評(píng)估了。

經(jīng)過上述行之有效的項(xiàng)目成本管理流程，《承壓設(shè)備和特種設(shè)備安全管理系統(tǒng)》項(xiàng)目傳問完成后不僅為公司節(jié)省了近50萬元的預(yù)算支出，而且在進(jìn)度和項(xiàng)目質(zhì)量控制上也取得了不錯(cuò)的結(jié)果，獲得了用戶的好評(píng)。當(dāng)然，這次成功的項(xiàng)目成本管理是一個(gè)難得的經(jīng)驗(yàn)，是一項(xiàng)積極的組織過程資產(chǎn)。

綜上所述，我們看到信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理絕對(duì)不僅僅是處理一堆數(shù)據(jù)，它貫串于項(xiàng)目的始終，目的在于幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問題并且為之采取必要的措施提供了依據(jù)，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，成功的成本管理就意味著項(xiàng)目成功了一半。