論信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理

摘要：

2015年本人所在公司承接了某省級(jí)報(bào)社建設(shè)《報(bào)業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、發(fā)布和監(jiān)控?cái)?shù)字化平臺(tái)》系統(tǒng)的項(xiàng)目開發(fā)工作，我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)全程管理整個(gè)項(xiàng)目。該項(xiàng)目的主要目標(biāo)是通過(guò)改造報(bào)業(yè)采編和信息發(fā)布流程，建設(shè)報(bào)業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、發(fā)布和監(jiān)控?cái)?shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)報(bào)業(yè)由單一的平面宣傳向全媒體報(bào)道、發(fā)布的轉(zhuǎn)型。整個(gè)項(xiàng)目投入1000萬(wàn)，歷時(shí)10個(gè)月時(shí)間，涉及報(bào)社1000多名人員。
項(xiàng)目的成功在很大程度上取決于較好地實(shí)施了項(xiàng)目成本管理，我們通過(guò)在成本估算階段采用類比估算和確定資源費(fèi)率等方法進(jìn)行管理；在預(yù)算階段我們采用了逐步分解分?jǐn)偤蛢?chǔ)備金分析的方法；在成本控制階段采用績(jī)效測(cè)量和偏差管理的方法。通過(guò)以上管理，我們實(shí)現(xiàn)了把項(xiàng)目實(shí)際超出成本有效地控制在2%以下心理預(yù)期。目前系統(tǒng)已經(jīng)上線，運(yùn)行正常。最后總結(jié)了項(xiàng)目管理過(guò)程中存在一些不足，以及今后改進(jìn)的方向。
正文：

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的迅速發(fā)展，給報(bào)紙等傳統(tǒng)媒體帶來(lái)了很大的沖擊，尤其是受移動(dòng)互聯(lián)傳播的影響，造成很多報(bào)紙的發(fā)行量下降，讀者結(jié)構(gòu)趨于老化，廣告收入大幅下滑，報(bào)紙影響力的降低。為了扭轉(zhuǎn)報(bào)業(yè)的不利局面，2015年某省級(jí)報(bào)社提出建設(shè)《報(bào)業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、發(fā)布和監(jiān)控?cái)?shù)字化平臺(tái)》，實(shí)現(xiàn)報(bào)紙宣傳向全媒體發(fā)布轉(zhuǎn)型。本人所在公司承接了該項(xiàng)目的軟件開發(fā)和系統(tǒng)集成工作，我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)全程項(xiàng)目管理。該系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加工和信息發(fā)布、數(shù)據(jù)分析等四大模塊，每個(gè)模塊又分為若干個(gè)子系統(tǒng)。數(shù)據(jù)采集模塊分為：1.稿件采寫中心。包括對(duì)新聞線索的整合、采訪任務(wù)的調(diào)度、全媒體稿件的管理；2.移動(dòng)媒體。包括全媒體移動(dòng)寫稿、全媒體移動(dòng)審稿，主要實(shí)現(xiàn)記者在新聞現(xiàn)場(chǎng)利用智能手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)文字、圖片、視頻的采訪，并在第一時(shí)間快速傳稿發(fā)送至全媒體采編平臺(tái)；3.數(shù)據(jù)抓取功能。實(shí)現(xiàn)對(duì)各大新聞網(wǎng)站、微博、新聞視頻等重要信息的自動(dòng)采集和抓取。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模塊分為：1.多種稿源聚合。通過(guò)稿件匯聚技術(shù)實(shí)現(xiàn)自采稿件庫(kù)、手機(jī)稿件庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)稿件庫(kù)、新華社稿件庫(kù)、新聞線索庫(kù)、數(shù)字報(bào)、報(bào)紙資料庫(kù)等多種稿源的聚合和數(shù)據(jù)共享。2.采用夸庫(kù)搜索引擎技術(shù)實(shí)現(xiàn)報(bào)社所有稿件和資料的檢索以及數(shù)據(jù)挖掘，更好地為采編工作服務(wù)。數(shù)據(jù)加工模塊主要實(shí)現(xiàn)稿件編審和在不同的渠道發(fā)布的功能，實(shí)現(xiàn)稿件分別在報(bào)社官方微博、網(wǎng)站、APP客戶端、手機(jī)報(bào)以及報(bào)紙的全媒體發(fā)布。數(shù)據(jù)分析模塊分為：1.監(jiān)控中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)全媒體內(nèi)容的整個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、控制。實(shí)現(xiàn)對(duì)報(bào)紙大樣的實(shí)時(shí)監(jiān)控、對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手報(bào)刊的對(duì)比分析、對(duì)互聯(lián)網(wǎng)熱點(diǎn)的數(shù)據(jù)分析、對(duì)新聞禁令的管控等功能。2.成品中心。實(shí)現(xiàn)報(bào)紙各媒體產(chǎn)品出版情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)，在此可了解到報(bào)紙、數(shù)字報(bào)、網(wǎng)站、微博、手機(jī)報(bào)等全媒體產(chǎn)品的制作完成情況，也可以查看網(wǎng)站新聞點(diǎn)擊量、微博轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論的數(shù)量以及報(bào)紙當(dāng)日的印量、發(fā)行量等數(shù)據(jù)。
整個(gè)項(xiàng)目投入1000萬(wàn)，工期從2015年1到10月，項(xiàng)目涉及報(bào)社本部及十七個(gè)地方分社，幾十個(gè)部門1000余參編人員。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目的成本管理顯得尤為重要，是項(xiàng)目成功的重要保障。在具體工作中，我采取了比較靈活的工作方法，從成本估算、成本預(yù)算、成本控制等多個(gè)方面進(jìn)行管理，取得了較好的效果，項(xiàng)目最終成本與經(jīng)過(guò)審批后的預(yù)算成本相比僅超出2%。系統(tǒng)于2015年11月正式上線，目前運(yùn)行正常。
成本估算：編制為完成各項(xiàng)工作所需要的資源成本的近似估算。因?yàn)楸卷?xiàng)目工期長(zhǎng)、投資大、項(xiàng)目干系人多，采購(gòu)設(shè)備比較繁雜，所以我們?cè)陧?xiàng)目初期就制定了成本管理計(jì)劃，并根據(jù)成本計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了成本估算。成本估算要考慮對(duì)項(xiàng)目所有資源進(jìn)行估算，因此我們制定了對(duì)設(shè)備購(gòu)買、系統(tǒng)開發(fā)、人員費(fèi)用、分包費(fèi)用、分?jǐn)傎M(fèi)用等進(jìn)行了估算。我們根據(jù)以往其他報(bào)社做過(guò)的類似項(xiàng)目的成本發(fā)生情況，作為對(duì)該項(xiàng)目成本估算的重要參考，采用類比估算的方法，估算該項(xiàng)目的所有科目。為了實(shí)現(xiàn)報(bào)紙記者向全媒體記者的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)記者在現(xiàn)場(chǎng)寫稿、拍片、拍攝視頻及傳稿的需要，該報(bào)社提出為每一個(gè)報(bào)社記者配備了蘋果手機(jī)作為移動(dòng)采訪設(shè)備，根據(jù)購(gòu)置蘋果手機(jī)需求，我們采用了資源單價(jià)的估算方法，與電信運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行談判，確定每部手機(jī)的價(jià)格4000元，需要采購(gòu)的總數(shù)量是500，獲得所有報(bào)社記者使用蘋果手機(jī)的總成本200萬(wàn)元。對(duì)于手機(jī)客戶端開發(fā)模塊，我們計(jì)劃采用了外包的形式，我們通過(guò)招標(biāo)了解供應(yīng)商的投標(biāo)分析，然后對(duì)此模塊成本做出估算?？紤]到項(xiàng)目計(jì)劃中對(duì)于進(jìn)度和人員的要求，我們根據(jù)WBS采用自底向上的估算方法，估算出總的工作量。由于在項(xiàng)目前期對(duì)于可能發(fā)生的成本類型進(jìn)行了詳細(xì)的分析和估算，所以項(xiàng)目最終發(fā)生的成本與前期估算成本偏差很小，控制在10%以內(nèi)。
成本估算為后面的成本預(yù)算提供了一個(gè)完整的框架和堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。只有成本估算做得全面，成本預(yù)算才能更加準(zhǔn)確。
成本預(yù)算：是把經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的成本估算通過(guò)WBS分配到每個(gè)工作包中，為每個(gè)工作包制定具體的成本預(yù)算，對(duì)于比較復(fù)雜的工作包確定成本控制標(biāo)準(zhǔn)，確保所有工作包的預(yù)算匯總不超過(guò)項(xiàng)目成本總體預(yù)算。然后把工作包中的預(yù)算分配到每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)中，確定每項(xiàng)活動(dòng)預(yù)算支出的時(shí)間，匯總確定每個(gè)時(shí)間點(diǎn)預(yù)算的支出，進(jìn)而形成項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃。我們?cè)陧?xiàng)目預(yù)算管理過(guò)程中采用了成本總計(jì)的方法，把WBS中每個(gè)工作包預(yù)算匯總形成期上一層預(yù)算，最終得到項(xiàng)目的總體預(yù)算，由于項(xiàng)目龐大復(fù)雜，我們還考慮到了項(xiàng)目管理上的儲(chǔ)備，有其對(duì)于比較復(fù)雜的工作包，按照5%-10%的額度設(shè)定了管理儲(chǔ)備。
成本預(yù)算是將成本估算進(jìn)行細(xì)化，結(jié)合項(xiàng)目具體活動(dòng)將成本進(jìn)行具體演練，同時(shí)又考慮成本控制的標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目的各個(gè)里程碑確定成本控制的指標(biāo)。因此說(shuō)，成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。
成本控制
成本控制是使項(xiàng)目活動(dòng)按照成本計(jì)劃完成，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目活動(dòng)發(fā)生的實(shí)際成本與項(xiàng)目成本預(yù)算進(jìn)行對(duì)比、檢查、糾錯(cuò)，盡量使項(xiàng)目實(shí)際成本控制在成本預(yù)算之內(nèi)的管理過(guò)程。
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我們主要采用績(jī)效測(cè)量的方法，對(duì)于子系統(tǒng)我們每周進(jìn)行一次績(jī)效測(cè)量，每?jī)芍茏鲆淮握w的績(jī)效測(cè)量，通過(guò)進(jìn)行掙值計(jì)算，與項(xiàng)目成本管理計(jì)劃和成本預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，找出與成本管理計(jì)劃和成本預(yù)算的差距。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我們制訂了項(xiàng)目級(jí)與公司級(jí)的兩極成本管理體系，當(dāng)績(jī)效測(cè)量所得實(shí)際成本與預(yù)算成本偏差在3%以內(nèi)時(shí)，我們采取項(xiàng)目組內(nèi)部處理，當(dāng)超出3%時(shí)，我們提交公司級(jí)解決。當(dāng)出現(xiàn)較大的項(xiàng)目偏差時(shí)，我們通過(guò)成本變更申請(qǐng)、成本變更評(píng)估、變更審批和變更執(zhí)行最終完成成本變更。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，我們?cè)?jīng)面臨幾次大的變更，在工程監(jiān)理的主持下我們通過(guò)與用戶方進(jìn)行溝通和研討，一起對(duì)成本基線進(jìn)行修改，并將修改后的成本基線報(bào)送給相關(guān)項(xiàng)目干系人。
總結(jié)語(yǔ)
面對(duì)《報(bào)業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、發(fā)布和監(jiān)控?cái)?shù)字化平臺(tái)》這個(gè)比較大的系統(tǒng)，我們通過(guò)制定成本管理計(jì)劃、采用成本估算、成本預(yù)算、成本控制等管理過(guò)程，成功的實(shí)施了項(xiàng)目成本管理，把項(xiàng)目實(shí)際成本成功的控制在僅超出項(xiàng)目成本預(yù)算的2%的范圍以內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了我們的預(yù)期目標(biāo)。但同時(shí)我們也清醒的認(rèn)識(shí)到，我們?cè)谠擁?xiàng)目的成本管理上還存在以下不足：
1.在項(xiàng)目成本估算過(guò)程中對(duì)于一些科目的劃分還不夠詳細(xì)，比如在新的平臺(tái)與報(bào)社原有的采編系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的打通的過(guò)程中，由于原采編系統(tǒng)提供商無(wú)法提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口，造成我們疏忽了對(duì)于這些數(shù)據(jù)庫(kù)打通開發(fā)工作量的估算不足。
2.在成本預(yù)算管理過(guò)程中，對(duì)于一些新技術(shù)的開發(fā)成本不夠了解，存在一定的誤差。
3.在執(zhí)行成本控制過(guò)程中，對(duì)于運(yùn)用掙值法對(duì)項(xiàng)目做出預(yù)測(cè)做的不夠。
在今后的項(xiàng)目管理工作中，我們應(yīng)通過(guò)不斷的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改正以上的不足，為做好今后的項(xiàng)目管理工作而努力。

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