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論信息系統(tǒng)項目的范圍管理3.0

【摘要】

2019年5月，我作為項目經理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設工期為6個月。通過該項目的建設，利用信息化技術手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內部管理不暢，管理手段落后等問題，實現了企業(yè)內部銷售合同審批、在線訂單、產銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數據分析等方面的功能。該項目于2019年10月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結合作者的實際經驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的范圍管理，主要從規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認范圍和控制范圍幾個方面進行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項目經理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設工期為6個月。通過該項目的建設，利用信息化技術手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內部管理不暢，管理手段落后等問題，實現了以下功能：（1）在業(yè)務運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務運營效率。（2）實現了客戶下單在線處理。（3）產銷存全過程實時在線，使各相關領導能夠對生產、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。（4）為領導層實現了多維度、立體化的數據分析與展現，使領導層能夠更加準確、及時的對業(yè)務戰(zhàn)略方向做出指導?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個產品以業(yè)內知名的k3/cloud為核心進行定制開發(fā)，業(yè)務架構上貫穿流程驅動與角色驅動思想，采用三層C/S體系結構，Oracle11g數據庫，采用JAVA編程語言，支持各類平臺的接口。由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務的考核，因此，在本項目中，范圍管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經理除了對其余管理領域進行了恪盡職守的管理外，特別對項目的范圍管理從如下幾個方面進行了管理。

一、規(guī)劃范圍

作為項目經理的我深知，項目范圍管理影響到項目的成功，在項目工作中，范圍蔓延是項目失敗的最常見原因之一，項目往往在啟動、計劃、執(zhí)行、甚至收尾時不斷加入新功能，無論是客戶的要求還是項目團隊成員的創(chuàng)新或新技術的出現，都有可能導致項目范圍的失控，從而使項目在進度、成本和質量上都受到嚴重影響。而一個好的范圍管理計劃對范圍管理的有效性、效果性更是至關重要。為此，我組織全體項目組成員與客戶方有關人員召開會議，依據項目章程、項目的整理管理計劃等因素編制了范圍管理計劃和需求管理計劃。規(guī)定了在下一步的項目工作開展過程中，如何做好項目的范圍管理和需求管理，包括如何制定項目范圍說明書、如何根據范圍說明書創(chuàng)建WBS，如何維護和批準WBS，如何確認和正式驗收已經完成的項目可交付成果，如何處理項目范圍說明書的變更等方面的內容。

二、收集需求

有效的需求文件是定義范圍的重要依據之一，而確定需求文件最關鍵的是采取有效的方式方法收集需求。在需求收集過程中，我首先根據干系人登記冊召集了項目組成員及客戶方干系人召開會議，說明需求收集的總體要求，根據項目章程、項目管理計劃、需求管理計劃，將需求的收集按照業(yè)務需求、干系人需求和解決方案需求分小組、分業(yè)務板塊分別開展，并告知大家在需求收集過程中我們將采取分類訪談、調查問卷等方式，請大家提前做好需求整理。在總體需求整理過程中，我們發(fā)現部分業(yè)務板塊交叉點出現了需求矛盾或不一致的地方，對這些出現的問題，我又組織了跨部門的引導式研討會，用群體決策的方法統(tǒng)一有爭議需求的確認。最終我們形成的需求文件經過客戶方確認后為我們下一步定義和管理項目范圍奠定了基礎。

三、定義范圍

做過多年項目的我深知，在收集需求的過程中識別出的所有需求未必都包含在項目中。我們依據范圍管理計劃、項目章程、需求文件以及通過對企業(yè)以往管理過程組織資產的檢索，整理了初步的范圍定義，最終定義范圍時，我們組織了一次企業(yè)相關專家會議，根據專家判斷及對產品的詳細分析，最終經過企業(yè)方確認了項目范圍說明書，更新了項目文件。

四、創(chuàng)建WBS

有了項目范圍說明書，再參照范圍管理計劃和需求文件，我們隨即對項目工作進行WBS分解。在工作分解過程中，我們采取由上而下分解的辦法，為方便修改，我們采用列表的方式，以主要可交付成果作為第二層，將整個項目按照可交付成果劃分為若干工作包，對于能夠明確具體工作步驟的，我們按照8/80原則劃分了詳細的工作包，對于當前無法分解到詳細活動的，我們暫時采用規(guī)劃包的方式進行分解。在WBS分解過程中，我們遵循每個分解單元中都有可交付成果和里程碑的原則，并據此創(chuàng)建了WBS和WBS詞典，使后續(xù)的項目管理工作，尤其是項目控制工作有了明確的依據。

五、確認范圍

有著多年項目管理經驗的我深知，在信息系統(tǒng)集成項目中，確認范圍并不是容易的事情，他的不容易主要體現在與用戶的溝通上，特別是本項目屬于客戶定制產品，更是如此。在項目的每個里程碑節(jié)點，我重點組織與客戶的溝通，尤其是重點與客戶方的IT部門溝通，首先征得他們的理解，并通過他們向業(yè)務部門進一步說明，提高了溝通效果。在階段可交付物確認之前，我們本著對項目負責、對客戶負責的原則對確認的可交付成果進行檢查，采用了審查、代碼走查、內部審計等方式對每個可交付成果、工作績效信息進行驗證，并告知客戶，確認的這些范圍并不是不可修改的，只不過這些修改會引起項目的時間、進度和資源上的變化。通過我有效的溝通，在項目的每個里程碑節(jié)點，客戶方都順利進行了確認。

六、控制范圍

控制范圍的作用是在整個項目期間保持對范圍基準的維護，防止范圍蔓延，尤其是對項目開展過程中的變更請求都要經過整體變更控制過程處理，都要經過CCB的批準。在項目開展過程的一次審查會上，我發(fā)現項目組成員小李開發(fā)的一項數據查詢功能并未出現在需求文件中，經過詢問得知，是客戶方倉庫保管員臨時提出的需求建議，小李感覺合理就直接增加了。發(fā)現問題后我立即要求客戶方走正式變更申請，并召集會議，對小李這種行為進行批評，要求不管客戶方提出的要求是否合理，只要不在項目范圍說明書和需求文件中，都必須走正式的變更申請，由CCB批準。通過這件事，小李以及全體項目組成員都認識到變更控制過程的重要性，在后續(xù)的工作中，再也沒有發(fā)生類似事件。

【結尾語】

經過我們團隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于2019年10月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務全過程的在線管理，實現企業(yè)多個產品模塊多維度、立體化的實時數據分析與展現，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。本項目的成功得益于我成功的范圍管理。當然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，在項目的實施過程中，個別需求變更出現了不遵循變更控制程序的問題，不過，經過我后期的糾偏，并沒有對項目產生什么影響。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷地充電學習，進一步加強與同行的交流，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國的信息化建設做出自己的努力。

【備注】

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